Het borgen van werkprocessen: een helse klus?

In veel bedrijven worden problemen opgelost door doelgericht aan die problemen te werken. Achteraf hadden ze problemen voorkomen kunnen worden door structureel processen te borgen. Dit lijkt echter een helse klus: voor het borgen van werkprocessen is geen 'business case' op te stellen. Echter, het borgen van werkprocessen kan wel degelijk een concrete aanpak hebben en stap voor stap worden gerealiseerd, terwijl tegelijkertijd de organisatie stabieler wordt.

Het TWI-programma is tussen 1920 en 1940 door de U.S. Government War Production ontwikkeld en is tijdens de tweede wereldoorlog intensief ingezet. Er was een noodzaak om met mensen die niet eerder in fabrieken hadden gewerkt, toch goede producten (o.a. vliegtuigen, voedingsmiddelen, etc.) te garanderen.
Tijdens de wederopbouw van Japan werden op dezelfde manier trainers en leidinggevenden opgeleid en heeft TWI zich o.a. binnen Toyota verder ontwikkeld als fundament van TPS. Daarom krijgen TWI-methoden de laatste jaren meer aandacht, waardoor LEAN succesvol en duurzaam geïmplementeerd kan worden.

TWI gaat ervan uit dat elke leidinggevende de volgende kennis en vaardigheden moet bezitten:
1. Kennis van het werk
2. Kennis van zijn verantwoordelijkheden
3. Vaardigheid in het leiden van medewerkers
4. Vaardigheid in het instrueren van medewerkers
5. Vaardigheid om werk te verbeteren.

Voor vaardigheden, die in het algemeen aan trainers en leidinggevenden geleerd kunnen worden, heeft TWI een viertal gestandaardiseerde hands-on programma´s ontwikkeld, die onafhankelijk van elkaar geïmplementeerd kunnen worden:
• Job Relations: ontwikkelen van goede werkrelaties
• Job Instruction: standaardiseren en trainen van taken
• Job Methods: verbeteren van werkmethoden
• Job Safety: voorkomen van incidenten & ongevallen

Elke programma wordt gedurende een week getraind, waarbij elke dag gestart wordt met theorie en oefeningen. Vervolgens wordt datgene wat geleerd is diezelfde dag in de praktijk, op de werkplek intensief geoefend, vaardigheden ontwikkel je door te doen, te oefenen.

TWI Job Relations
Leidinggevenden behalen resultaten via hun medewerkers. Daarom is het belangrijk dat werkrelaties goed zijn en dat medewerkers als individu behandeld worden. Dat is wat vanuit LEAN bedoeld wordt met het principe "Respect voor medewerkers”. TWI Job Relations traint leidinggevenden in het maken van de juiste keuzes om dagelijks actie te ondernemen hoe problemen met medewerkers op te lossen en te voorkomen.

Hoe voorkom je problemen? Door gebruik te maken van de basisregels:
• Laat elke medewerker weten hoe hij of zij werkt.
• Geef erkenning voor goed werk.
• Vertel mensen vooraf over veranderingen die hen raken.
• Maak maximaal gebruik van ieders talenten en vaardigheden.

TWI Job Relations wordt door organisaties in verschillende branches ingezet en resulteert onder andere in verbetering van medewerkersmotivatie, ziekteverzuim, veiligheid, samenwerking, acceptatie van veranderingen en opvolging van regels.
Job Relations onderscheidt zich van andere leiderschapstrainingen doordat elke deelnemer een eigen specifieke probleemsituatie deelt in de groep. Vervolgens oefent de groep de Job Relations methode voor die eigen problemen. Door de vele oefeningen met verschillende probleemsituaties ontwikkelen deelnemers de vaardigheid die ze daarna blijven gebruiken in de dagelijkse praktijk.

TWI Job Instruction
Nog te vaak worden processen uitgevoerd door medewerkers die verschillende methoden gebruiken, meestal doordat afgesproken werkstandaarden ontbreken en doordat medewerkers onvoldoende zijn opgeleid. Die variatie leidt tot onnodige kwaliteitsafwijkingen, productiviteit- en capaciteitsverlies, uiteindelijk resulterend in te hoge kosten.
TWI Job Instruction is een robuuste en jarenlang bewezen trainingsmethode die zorgt voor stabiliteit in uw processen (standaard werk). In de Job Instruction training leren deelnemers het maken van trainingstandaarden, om ze vervolgens effectief te instrueren aan medewerkers. Effectief instrueren betekent dat medewerkers die taken snel en in één keer goed aanleren volgens de afgesproken beste werkmethode en niet meer vergeten.

Organisaties in verschillende branches zoals productiebedrijven, maakindustrie, zorgverleners en logistieke dienstverleners zetten de TWI Job Instruction methode in vanwege directe resultaatverbetering en kostenreductie, zoals:
• Door standaardisatie van werk rust brengen in de organisatie zodat kwaliteit en productiviteit verbeteren: voorbeelden van 90% foutreductie of 26% productiviteitsstijging binnen 6 maanden blijken mogelijk.
• Nieuwe medewerkers sneller inzetbaar om kwaliteitsproducten te maken met geplande productiviteit: 35 – 60% reductie van inwerktijd blijkt vaak mogelijk.
• Nieuwe machines en complete productielijnen sneller op ontwerpspecificatie laten produceren: start-up periode voor compleet nieuwe lijnen gereduceerd met 75%.
• Kennis van oudere en ervaren medewerkers op een constructieve en inspirerende manier overbrengen op nieuwe medewerkers.

picture2-pyramide-fundament